Văn phòng ảo, dịch vụ nổi thời buổi khó khăn

Dịch vụ văn phòng ảo đang nở rộ khi nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng. Đó là điều dễ hiểu, trong thời điểm kinh tế vẫn còn gặp nhiều khó khăn như hiện nay. Văn phòng ảo, giải pháp tốt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp mới thành lập… nhằm tiết kiệm chi phí tối đa thay vì thuê văn phòng riêng để làm việc.

Đắt hàng “địa chỉ đẹp”

Chị Trần Lê Thùy, giám đốc một công ty tư vấn có trụ sở tại nhà riêng trong con hẻm khá ngoằn ngoèo của Q. Bình Thạnh, cho biết: “Trước đây mỗi lần khách hàng tìm đến công ty lại than thở sao công ty ở chỗ tìm mòn mắt mới thấy. Một số đối tác muốn liên kết để làm ăn cũng góp ý sao công ty lại ở trong hốc thế kia, làm ăn gì được. Qua tìm hiểu trên mạng, tôi quyết định thuê một “văn phòng ảo” tại đường Lê Thánh Tôn, Q.1”.

Chị Thùy ước tính chi phí bỏ ra cho một địa chỉ đẹp chừng 3 triệu đồng/năm, không đáng bao nhiêu mà công việc giao dịch lại thuận lợi. Khách hàng không còn e ngại mỗi khi giao dịch với công ty chị nữa. Văn phòng hiện tại nằm trên tầng 6, bài trí khá đẹp mắt, có đủ máy lạnh, máy in, điện thoại. So với văn phòng 15m2 trước đây ngổn ngang đồ đạc, khách tới không có chỗ để xe thì vị trí này được chị Thùy cho là rất thoải mái, riêng tư và lịch sự.

Không riêng chị Thùy, ngày càng nhiều công ty chọn cách thuê “văn phòng ảo” để tiết kiệm chi phí. Hiểu đơn giản, “văn phòng ảo” là dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ giao dịch đẹp, thuận tiện cho việc xây dựng hình ảnh và tiếp xúc với khách hàng, có nhân viên trực điện thoại, thư từ, có chỗ tổ chức họp. “Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp, nhân viên có thể không có mặt làm việc mà chỉ đến vào những lúc cần tiếp khách, nhận thư từ. Gần như toàn bộ công việc được thực hiện bên ngoài như quán cà phê, nhà riêng… Cách làm này sẽ giúp tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng theo kiểu truyền thống rất nhiều” – bà Trần Thị Mỹ Hạnh, trưởng bộ phận dịch vụ văn phòng Công ty Fimexco, cho biết.

Sau sáu năm kinh doanh dịch vụ cho thuê “văn phòng ảo”, đến nay Công ty Fimexco đã gần đầy kín hợp đồng thuê văn phòng. Ở sảnh tiếp tân, người tới giao dịch thường rất ngạc nhiên với những tấm bảng dày khít tên các công ty. Các doanh nghiệp có nhu cầu thuê “văn phòng ảo” thường có yêu cầu công việc không cần giao dịch nhiều, ít nhân viên hoặc các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn e ngại chuyện lời lỗ, nếu đầu tư nhiều chi phí vào tiền thuê mặt bằng cũng khá mạo hiểm. “Vì vậy nhiều doanh nghiệp vừa thành lập, thuê “văn phòng ảo” một thời gian sau đó quay sang thuê văn phòng thật để phát triển việc kinh doanh” – bà Hạnh nói.

Một gói hợp đồng “văn phòng ảo” thường có giá trị trong vòng một năm, tùy theo địa thế, trang thiết bị văn phòng mà giá cao thấp khác nhau. Chẳng hạn, nếu khách cần địa chỉ đẹp để giao dịch thư từ chỉ cần thuê văn phòng nhỏ ở các con đường trung tâm như Lê Thánh Tôn, Lý Tự Trọng (Q.1). Ngược lại, nếu có nhu cầu tiếp khách trực tiếp, hội họp thường xuyên sẽ thuê văn phòng tương đối rộng rãi, ở khu vực có đường hai chiều như Nguyễn Hữu Cảnh (Q.1), Nguyễn Văn Trỗi (Q. Phú Nhuận).

Ông Trần Thanh Hùng, trưởng giám đốc điều hành Công ty Central Office, cho biết thêm: “Tùy theo các yêu cầu đó mà mức giá chúng tôi đưa ra cũng có sự khác biệt về dịch vụ, từ các yếu tố căn bản nhất của văn phòng đến dạng văn phòng cao cấp…”. “Văn phòng ảo” của công ty ông Hùng có giá 900.000-3 triệu đồng/tháng vì nằm trên tầng 16, có quang cảnh đẹp và địa chỉ đắc địa (đường Lê Thánh Tôn, Q.1).

Bàn có 10 giám đốc

Thật khó tưởng tượng cảnh 10 vị giám đốc của 10 công ty lại có thể ngồi sát cạnh nhau trong một căn phòng, thay vì mỗi người một phòng riêng thênh thang. Tuy nhiên điều này là có thật, với dịch vụ cho thuê chỗ ngồi, chia sẻ văn phòng đang nở rộ tại TP.HCM.

Với dịch vụ này, một phòng có nhiều bàn được ngăn ra để các giám đốc của nhiều công ty cùng ngồi làm việc. Một gói dịch vụ thường gồm: bàn rộng 1-1,2m, ngăn cách với các bàn khác, có điện thoại, fax, được sử dụng máy in, có nhân viên dọn vệ sinh mỗi ngày. Giá trung bình của một chỗ ngồi tại văn phòng chia sẻ dao động 1,5-3 triệu đồng/tháng tùy vị trí của tòa nhà, hợp đồng nửa năm hoặc một năm. Một văn phòng chia sẻ có 8-10 chỗ ngồi, trong giờ làm việc cũng hệt như văn phòng của một công ty vì các giám đốc sau một thời gian thuê đều trở nên thân quen, nhộn nhịp, thậm chí rủ nhau đi ăn cơm và chia sẻ những khó khăn trong công việc. Họ cũng bài trí bàn làm việc của mình đẹp mắt với hoa tươi, lịch để bàn, khung ảnh gia đình.

Ông Trần Minh Hải, giám đốc một công ty dịch vụ vận tải, kể: “Từ đầu tôi đã xác định công việc của mình không cần văn phòng rộng, chỉ cần có một địa chỉ cho khách hàng biết có công ty tồn tại nên tôi thuê chỗ ngồi làm việc được sáu tháng nay. Việc ai người nấy làm nên cũng không phiền hà gì”. Mỗi khi khách có nhu cầu môi giới nhà đất, ông thường đến nhà khách để trao đổi. Khách nào muốn gặp ở công ty cho tiện, ông tiếp ở bàn dành cho khách gần quầy tiếp tân.

“Làm việc như thế cũng vui, khi kế bên mình là giám đốc của rất nhiều công ty nên tôi cũng hiểu thêm về các lĩnh vực khác. Nếu ai hôm đó không thấy đi làm là mọi người lại hỏi thăm. Đầu năm chúng tôi cũng góp nước ngọt, bánh mứt để liên hoan chung” – ông nói. Trong hợp đồng thuê, ông Hải cho biết bên công ty cho thuê cũng quy định một số điều như không được làm ồn, quy định thời gian làm việc, nếu làm quá giờ sẽ không được dùng máy lạnh, giữ gìn trang thiết bị… của văn phòng.

Lập lờ thật ảo

Việc cho thuê “văn phòng ảo”(virtual office), văn phòng chia sẻ tưởng chừng đơn giản nhưng cũng nảy sinh lắm vấn đề rắc rối. Bà Mỹ Hạnh cho biết: “Dịch vụ “văn phòng ảo” thường bị các công ty không ký hợp đồng thuê sử dụng chui địa chỉ, hoặc các công ty hết hạn thuê “văn phòng ảo” không chịu ký tiếp hợp đồng nhưng vẫn “lẳng lặng sử dụng”, các trường hợp này làm chúng tôi tốn rất nhiều thời gian giải thích khi các cơ quan chức năng hoặc khách hàng của họ tìm đến công ty”.

Cái khó ló cái khôn, để hạn chế việc khách hàng đến công ty không gặp ai và những rắc rối trong nhân sự, một số công ty cho thuê văn phòng đã nhanh chóng áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý. “Chỉ cần cấp cho khách thuê văn phòng một tài khoản trên mạng của công ty, sau đó chúng tôi sẽ cập nhật đầy đủ thông tin những ai đến giao dịch, các hóa đơn khách phải thanh toán… Khách chỉ cần đăng nhập và theo dõi, thay vì phải gọi điện thoại hoặc đến công ty giải quyết” – ông Thanh Hùng cho biết. Tuy nhiên, giải pháp quan trọng và cần kíp nhất vẫn là từ gốc vấn đề: “Nguyên nhân chính là hiện nay, điều kiện cấp giấy phép kinh doanh không yêu cầu hợp đồng cho thuê mặt bằng, các doanh nghiệp nếu muốn có thể lách luật, lập địa chỉ ma rất dễ dàng và gây rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp cho thuê văn phòng dạng này. Chính vì thế, chúng tôi rất mong sở kế hoạch và đầu tư sẽ có những giải pháp phù hợp hơn để kiểm soát chặt chẽ vấn đề này”.

(Sưu tầm)